Economie del futuro

La digitalizzazione all’assalto della roccaforte della burocrazia

Ottovolante dell’economia

È acquisito che la digitalizzazione rappresenti una disruptive Innovation di tipo pervasivo in tutti gli ambiti della società e dell’economia. Questa è destinata a modificare radicalmente comportamenti individuali, economici e sociali e perfino ad accelerare l’evoluzione del cervello umano.

Un’innovazione caratterizzata dal contemporaneo sviluppo in profondità (conoscenza sempre più specialistica) e orizzontalità (necessità di integrare conoscenze specialistiche), velocità, complessità e incertezza. In questo contesto può sorgere spontanea una domanda che è fondamentale per i formatori di management per le amministrazioni pubbliche: riuscirà la digitalizzazione a rompere la roccaforte della burocrazia?

Una prima risposta può far leva sulla pervasività e sulla possibilità per i cittadini, le imprese e tutti coloro che hanno rapporti con l’amministrazione pubblica, di seguire l’evoluzione delle pratiche. I burocrati avranno sempre maggiori difficoltà nel giustificare i tempi lunghi rinviando le responsabilità ad altri uffici. Per i formatori la sfida è quella di “vendere bene” ai burocrati i vantaggi della semplificazione anche in termini di riduzione del carico di lavoro. Infatti, il cambiamento può realizzarsi non solo perché certe attività sono possibili con le nuove tecnologie, ma convincendo chi teme di perdere il proprio potere che ha comunque qualcosa da guadagnare.

Una seconda leva, che in Italia è rafforzata dall’esigenza di attuare il PNRR, deriva dalla crescente interdipendenza tra settore pubblico e settore privato. Sono, e sempre più saranno, rilevanti le pressioni del mondo economico, dei media e dell’intera società nei confronti della politica per ottenere una amministrazione i cui servizi vanno verso i cittadini, le imprese, gli enti di Terzo Settore, le associazioni.

A sua volta la politica eserciterà una pressione sull’amministrazione per non perdere i fondi disponibili la cui erogazione è collegata al raggiungimento degli obiettivi.

Per l’innovazione digitale dei servizi sono già stati fatti importanti passi avanti con la posta certificata e l’accesso alle amministrazioni tramite lo SPID. Dovendo interagire con i privati, sia per l’attività corrente, sia per gli investimenti previsti dal PNRR, le amministrazioni dovranno dotarsi di sistemi digitali capaci di interagire con i sistemi digitali del privato.

Si tratta di una interoperatività e di una interconnessione che non è solo tecnologica, ma che richiede di creare interconnessioni tra i modi di pensare e di comunicare. Gli studi di neuroscienze segnalano che la digitalizzazione sta già incidendo sulla evoluzione del cervello umano, le interconnessioni tra pubblico e privato devono agire anche sulla evoluzione di quella che viene definita “intelligenza collettiva” di cui i burocrati fanno parte.

Non sarà facile agire su quella parte di “intelligenza collettiva” costituita dalla burocrazia che, a seguito della teorizzazione di Max Weber, è diventata e si è caratterizzata come vero e proprio “corpo sociale intermedio” dotato di un suo potere autonomo. Il potere della burocrazia si è misurato – negli ultimi 120 anni – con il potere politico, con quello economico, con quello dei media.

Se vorranno contribuire a rompere la roccaforte del potere burocratico, i formatori dovranno accentuare questo messaggio: attenzione che nella società sempre più veloce, chi cammina lento non potrà difendere il proprio potere e si troverà inevitabilmente emarginato. Non è sicuro che la maggior parte dei burocrati creda a questa profezia, ma è probabile che le nuove leve capiscano che è cambiato il campo di gioco del potere e sono cambiate le regole del gioco. Occorre quindi agire su questa componente, prima che impari le vecchie regole e si adegui a utilizzarle.

L’altro pilastro su cui si fonda la burocrazia è quello della difesa della legalità e quindi del rispetto del diritto. Può essere debole controproducente la logica di contrapporre alla legalità i principi e i criteri di economicità, funzionalità, efficacia, efficienza e altri ancora. Per i formatori è molto meglio accettare il confronto sul terreno proprio della burocrazia, cercando però di ribaltare la logica. Sottolineare che le norme vanno interpretate secondo due logiche completamente diverse. La prima secondo cui tutto ciò che non è esplicitamente previsto è vietato o è pericoloso in termini di responsabilità personali sul piano amministrativo contabile e a volte penale. Quello opposto secondo cui tutto ciò che non è esplicitamente vietato è consentito purché risponda al fine per cui le norme sono state emanate e alle esigenze e ai bisogni reali della società. Poiché è evidente, anche per i burocrati più agguerriti e convinti di essere il baluardo della legalità, che le norme cambiano solo in tempi lunghi, il formatore può sostenere l’utilità del secondo approccio. Si può ricorrere anche alle intelligenze artificiali di nuova generazione. Durante i corsi di formazione si potrebbe chiedere ai partecipanti di proporre alcuni problemi difficili che hanno dovuto affrontare dovendo far riferimento a normative poco chiare e non di rado contraddittorie. Per ognuno di essi, porre a uno dei sistemi di intelligenza artificiali più progrediti, due diversi quesiti. Le soluzioni per ogni problema considerate più rapide, efficaci ed efficienti sono previste dalle norme attuali? Viceversa, esistono norme contrarie a quelle soluzioni? Nel primo caso è molto probabile che l’intelligenza artificiale dica che quelle soluzioni non sono previste e quindi da escludere. Nel secondo caso è molto probabile che l’intelligenza artificiale risponda che non esistono norme che vietano quelle soluzioni e che quindi esse possono essere adottate.

Se anche questo approccio non fosse sufficiente a scalfire la roccaforte della burocrazia, il formatore può tentare un’altra carta. Ricorrendo alla metodologia dei piccoli gruppi può chiedere ai partecipanti di formulare una ipotesi di PIAO (Piano integrato di attività e organizzazione), adempimento obbligatorio e considerato un esempio di innovazione manageriale. In particolare, può chiedere di definire il valore pubblico come premessa del PIAO. Mentre i gruppi lavorano il formatore potrebbe fare le stesse domande al sistema di intelligenza artificiale. Dopo aver discusso le risposte dei gruppi evidenziando le differenze, il formatore potrebbe giocare la carta a sorpresa della proposta della intelligenza artificiale e “vedere l’effetto che fa” come dice la famosa canzone di Iannacci. È facilmente prevedibile che si avrà un effetto sorpresa corredato dalle solite resistenze e perplessità. Ricorrendo ad una tecnica spesso usata nelle arti marziali per cui si usa la forza dell’avversario per schivarlo e trarne vantaggio, il formatore potrebbe lavorare sulle resistenze e perplessità per ottenere l’effetto di “messa in crisi delle sicurezze e dei dogmi della burocrazia”.

Infine, se anche questo coup de théâtre non fosse sufficiente, il formatore può navigare in rete e trovare qualche key opinion leader della burocrazia che possa convincere i burocrati più resistenti che per non essere considerati “analfabeti nella società digitale” occorre saper disimparare per poter reimparare di nuovo e conquistare una nuova credibilità nella società.

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